Du bist nicht überfordert. Du bist überlastet.

Kennst du dieses Gefühl?

Du hast eigentlich einen Plan. Du weißt, was heute wichtig ist. Du hast deine Aufgaben priorisiert und vielleicht sogar deinen Kalender entsprechend geblockt.

Und dann kommt eine Mail.

Jemand braucht dringend etwas.

Ein Problem, das eigentlich längst hätte geklärt sein sollen, landet plötzlich bei dir.

Eine Kollegin hat etwas nicht vorbereitet. Ein Kunde erhöht den Druck. Eine Entscheidung fehlt. Ein Prozess funktioniert nicht. Irgendjemand eskaliert ein Thema.

Und schon ist dein Plan dahin.

Am Ende des Tages sitzt du da und denkst: Warum kriege ich meine Arbeit nicht in den Griff?

Vielleicht lautet die bessere Frage: Ist das wirklich meine Überforderung oder ist die Situation schlicht überlastet?

Überforderung und Überlastung sind nicht dasselbe

Diese Unterscheidung klingt zunächst klein. Sie verändert aber sehr viel.

Wenn ich sage:

Ich bin überfordert.

dann liegt das Problem schnell bei mir.

Vielleicht bin ich nicht organisiert genug. Nicht belastbar genug. Nicht effizient genug. Nicht kompetent genug.

Wenn ich dagegen feststelle:

Ich bin überlastet.

verändert sich die Perspektive.

Dann geht es darum, ob die Menge der Anforderungen überhaupt zu den vorhandenen Ressourcen passt.

Im Coaching erlebe ich häufig Menschen, die fachlich sehr kompetent sind und trotzdem permanent das Gefühl haben, ihre Arbeit nicht im Griff zu haben.

Nicht weil sie ihre Arbeit nicht können.

Sondern weil immer wieder zusätzliche Arbeit in ihr System hineingeschoben wird.

Wenn das Problem eines anderen plötzlich zu deinem Problem wird

Ein typisches Beispiel:

Du hast eine Aufgabe für nächste Woche eingeplant.

Für dich ist die Priorisierung klar.

Dann wird jemand anderes nervös.

Vielleicht steht diese Person selbst unter Druck. Vielleicht hat sie eine andere Erwartung. Vielleicht wurde intern etwas versäumt.

Plötzlich wird eskaliert.

Und innerhalb weniger Minuten wird aus

Das ist nächste Woche dran.

ein

Ich muss das sofort machen.

Das Spannende daran ist:

An der tatsächlichen Aufgabe hat sich nichts verändert.

Verändert hat sich nur die Dringlichkeit, die jemand anderes empfindet.

Und trotzdem landet diese Dringlichkeit bei dir.

Genau hier lohnt es sich, kurz innezuhalten:

Ist das wirklich gerade wichtiger geworden oder ist nur jemand anderes gerade unruhiger geworden?

Fremde Dringlichkeit ist nicht automatisch deine Priorität

Besonders verantwortungsbewusste Menschen reagieren sehr schnell auf äußeren Druck.

Jemand fragt nach.

Jemand wirkt unzufrieden.

Jemand setzt weitere Personen in CC.

Jemand sagt, etwas sei dringend.

Und sofort verändert sich die eigene Priorisierung.

Das fühlt sich manchmal nach Verantwortungsbewusstsein an.

Langfristig kann es aber dazu führen, dass dein Arbeitstag kaum noch von deinen eigenen Prioritäten bestimmt wird.

Du reagierst.

Du löschst Brände.

Du fängst Dinge auf.

Und die Aufgaben, die du eigentlich erledigen wolltest, bleiben liegen.

Am Ende entsteht dann ausgerechnet der Eindruck:

Ich bekomme nichts fertig.

Dabei warst du den ganzen Tag beschäftigt.

Nur eben mit Dingen, die vorher überhaupt nicht auf deiner Liste standen.

Die unsichtbare Arbeit zählt trotzdem

Hinzu kommt etwas, das in vielen Arbeitskontexten unterschätzt wird:

Nicht jede Arbeit ist sichtbar.

Auf dem Papier hast du vielleicht drei Projekte.

Was niemand sieht, sind die vielen kleinen Dinge dazwischen.

Du musst Informationen hinterherlaufen.

Du erklärst Prozesse.

Du koordinierst Menschen.

Du reparierst Schnittstellen.

Du moderierst Spannungen.

Du bereitest schwierige Gespräche vor.

Du verarbeitest einen anstrengenden Termin und brauchst danach kurz Zeit, um wieder klar denken zu können.

Du kümmerst dich um Dinge, die theoretisch längst geregelt sein sollten.

Diese Arbeit steht häufig in keiner offiziellen Aufgabenbeschreibung.

Sie kostet trotzdem Zeit und Energie.

Wenn diese unsichtbare Arbeit nicht berücksichtigt wird, kann von außen der Eindruck entstehen:

Du hast doch gar nicht so viel zu tun.

Während du selbst denkst:

Warum schaffe ich das alles nicht?

Beides kann gleichzeitig wahr wirken, weil zwei vollkommen unterschiedliche Bilder von deiner tatsächlichen Arbeit existieren.

Manchmal ist dein Stress eine gesunde Reaktion auf ein ungesundes System

Im Coaching suchen wir häufig nach persönlichen Stellschrauben.

Wie kann ich besser priorisieren?

Wie kann ich mich besser organisieren?

Wie kann ich gelassener werden?

Das kann sinnvoll sein.

Aber nicht jedes Problem lässt sich durch Selbstoptimierung lösen.

Wenn regelmäßig mehr Arbeit anfällt, als realistisch erledigt werden kann, hilft irgendwann auch das beste Zeitmanagement nicht mehr.

Wenn Prozesse nicht funktionieren, kannst du sie nicht dauerhaft mit persönlichem Einsatz kompensieren.

Wenn Ressourcen fehlen, kannst du fehlende Kapazitäten nicht mit noch mehr Disziplin ausgleichen.

Und wenn jedes Problem automatisch am Ende bei der zuverlässigsten Person landet, entsteht ein System, das genau diese Person irgendwann erschöpft.

Dann lautet die Aufgabe nicht:

Wie werde ich noch belastbarer?

Sondern:

Was gehört hier eigentlich wirklich zu mir und was kompensiere ich gerade für das System?

Ein hilfreicher Realitätscheck

Wenn du dich das nächste Mal überfordert fühlst, versuche nicht sofort, dich besser zu organisieren.

Prüfe zuerst die Situation.

Frage dich:

• Kann ich diese Aufgabe grundsätzlich?

• Hätte mein ursprünglicher Plan funktioniert, wenn nichts Zusätzliches hineingekommen wäre?

• Welche ungeplanten Aufgaben sind hinzugekommen?

• Welche davon gehören tatsächlich zu meiner Verantwortung?

• Wo gleiche ich gerade fehlende Ressourcen oder schlechte Prozesse aus?

• Welche Prioritäten habe ich selbst gesetzt und welche wurden mir von außen aufgedrückt?

Diese Fragen verändern das Problem.

Aus

Was stimmt mit mir nicht?

kann plötzlich werden:

Kein Wunder, dass das gerade zu viel ist.

Du musst nicht jeden Schuh anziehen

Ein Bild, das ich im Coaching gerne verwende: Nicht jeder Schuh, der vor dir steht, gehört dir.

Ein Kunde steht unter Druck. Eine Kollegin hat etwas vergessen. Ein Prozess funktioniert nicht. Eine Führungskraft hat zu knapp geplant. Eine Ressource fehlt.

Das alles kann Auswirkungen auf deine Arbeit haben.

Aber es bedeutet nicht automatisch, dass die Ursache bei dir liegt.

Du kannst Verantwortung für deinen Teil übernehmen, ohne Verantwortung für das gesamte System zu übernehmen.

Das ist ein wichtiger Unterschied.

Was du konkret tun kannst

Der erste Schritt besteht darin, Überlastung sichtbar zu machen.

Nicht nur gegenüber anderen, sondern zunächst einmal für dich selbst.

Schau nicht nur auf die Aufgaben, die offiziell in deinem Kalender stehen.

Schau auch auf den Rattenschwanz.

• Wie viel Abstimmung braucht diese Aufgabe?

• Wie viel Nachbereitung?

• Wie viele Rückfragen?

• Wie viele ungeklärte Schnittstellen?

• Wie viel emotionale Energie?

Erst dann hast du ein realistisches Bild deiner Belastung.

Der zweite Schritt ist, Prioritäten wieder bewusster zu übernehmen.

Wenn jemand etwas dringend findet, kannst du prüfen:

Was soll dafür nach hinten rutschen?

Denn zusätzliche Prioritäten verschwinden nicht einfach irgendwo im Kalender.

Sie verdrängen etwas anderes.

Der dritte Schritt ist, Probleme klarer dort zu lassen, wo sie entstanden sind.

Du kannst empathisch sein und trotzdem denken:

Ich verstehe, dass du unter Druck stehst. Aber dein Druck verändert nicht automatisch meine Kapazität.

Vielleicht brauchst du kein besseres Zeitmanagement

Manchmal versuchen Menschen monatelang, sich noch besser zu organisieren.

Neue Tools. Neue Kalender. Neue Priorisierungsmethoden. Noch detailliertere Wochenplanung. Und wundern sich, warum trotzdem keine Ruhe entsteht. Vielleicht liegt das Problem nicht in deiner Planung. Vielleicht wird deine Planung permanent von außen überschrieben. Dann brauchst du nicht unbedingt ein besseres System. Du brauchst möglicherweise klarere Grenzen zwischen deiner Verantwortung und den Problemen anderer.

Drei Reflexionsfragen für deinen Arbeitsalltag

Wenn du gerade häufig denkst, dass du deine Arbeit nicht mehr im Griff hast, beobachte in den kommenden Tagen drei Dinge:

• Welche Aufgaben hatte ich geplant und welche sind ungeplant dazugekommen?

• Welche Probleme habe ich übernommen, obwohl ihre Ursache eigentlich woanders lag?

• Würde ich mich immer noch überfordert fühlen, wenn ich nur meine tatsächlichen Aufgaben erledigen müsste?

Vielleicht stellst du dabei etwas Wichtiges fest.

Du bist nicht zu langsam.

Du bist nicht schlecht organisiert.

Du bist nicht zu wenig belastbar.

Vielleicht versuchst du gerade einfach, mehr zu tragen, als in deine Arbeitszeit passt.

Und dann ist die Lösung nicht, noch besser zu funktionieren.Sondern zuerst anzuerkennen:

Das hier ist gerade wirklich zu viel.